El registro de activos fijos: una guía para principiantes

Dentro del marco más amplio de llevar los libros de una empresa, existe una plétora de diferentes métodos de contabilidad y procesos de mantenimiento de registros que deben utilizarse. Algunos porque existe un requisito legal, otros en virtud del buen sentido común. En la primera categoría se encuentra el FAR o 'Registro de activos fijos', la Ley de Sociedades de 1956 significa que es obligatorio para las empresas mantener un Registro de Activos Fijos como parte de su contabilidad comercial general.

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El Registro de activos fijos es simplemente un registro de la parte de los activos de una empresa que constituyen sus activos "fijos"; fijo es el término utilizado para describir los activos que no se pueden convertir fácilmente en efectivo y no se mantienen con el fin de venderlos; activos que se poseen para permitir el funcionamiento de una empresa, ya sea para proporcionar un servicio o producir un producto; en el caso de los fabricantes suele ser maquinaria, terrenos, propiedades, etc. y para los proveedores de servicios, equipos e instalaciones; también puede incluir activos menos tangibles como derechos de autor, patentes y marcas comerciales.

Las razones de la existencia de un registro individual de este tipo son muchas; El interés del Gobierno radica principalmente en conocer siempre el valor de los activos fijos de una empresa a efectos fiscales, de ahí la legislación, pero existen otros beneficios al conocer los costes separados de dichos activos, sobre todo a los efectos del seguro de una empresa.

Sin embargo, este registro no es una lista simple, recopila datos muy específicos de una manera precisa y detallada y la forma en que se registra puede decirles a los que entienden FAR mucho de un vistazo. Además de detallar la naturaleza de los activos fijos de una empresa, el contable debe contabilizar la pérdida o deterioro de los activos, así como registrar la condición actual y el valor cambiante.

Hacer un seguimiento del origen exacto de los grandes activos puede ser problemático para la persona que lleva los registros, ya que puede implicar una verificación física, lo que, como sugiere el nombre, significaría encontrar y visitar físicamente cada pieza de equipo o edificio para confirmar su existencia y ubicación. ; por lo tanto, la mayoría de los contables "etiquetan" cada activo del registro con un número de identificación alfanumérico grabado para simplificar el seguimiento; por supuesto, en el caso de terrenos y vehículos, convenientemente ya habrá números de registro independientes.

Parte del proceso de registro incluye registrar el valor de los activos en la forma de un "costo de almacenamiento" asignado, para ello debe realizarse una valoración; el costo en libros generalmente se establece en el valor actual de mercado, el valor de venta potencial o realizable o el valor de venta de emergencia, que básicamente se refiere al valor de desguace de un activo.

La mayoría de los tenedores de libros y contables que tienen la tarea de mantener el Registro de Activos Fijos lo hacen hoy en día con la ayuda de programas informáticos especialmente diseñados; Estos programas pueden producir informes a pedido y recopilar grandes cantidades de información. Aunque no necesariamente simplifican el trabajo de mantener actualizado el FAR, ciertamente pueden hacer que consuma menos tiempo, lo que a su vez ayuda con la precisión de estos registros importantes y requeridos.